A resolução de problemas complexos, onde o MASP normalmente é aplicado, tem como alvo problemas de natureza sistêmica. Por esse motivo, eles precisam ser tratados por meio de uma abordagem multidisciplinar, o que envolve atores bem escolhidos, dentre as áreas envolvidas. Por isso as reuniões são inevitáveis. Embora elas sejam tradicionalmente presenciais, as tecnologias vêm substituindo a discussão tête-à-tête, por meio de vídeo/áudio conferências, correios eletrônicos ou softwares aplicativos de gestão de projetos na nuvem. Nesses casos, o planejamento de reuniões é ainda mais necessário, pois não há uma interação suficientemente flexível para ajustes de última hora.

A primeira questão a ser respondida antes de fazer uma reunião é seu objetivo, ou propósito. Isso é fundamental para a convocação e para a preparação dos participantes. Sem objetivo, o risco de enveredar por discussões sem fim é enorme. Por isso, a quantidade de reuniões e o propósito de cada uma devem ser definidos previamente, bem como as informações e dados que os participantes devem trazer em cada encontro. O objetivo da primeira reunião pode ser, por exemplo, a organização do projeto, que inclui a definição do problema, a discussão e aceitação da meta e a validação da composição do grupo de melhoria. Na etapa de Observação do MASP, a segunda reunião poderia ser para o compartilhamento de evidências, fatos e dados coletados pelos membros ao visitar o gemba.  Já na etapa de Análise, as reuniões servem para modelar o problema e construir os diagramas necessários para obter uma compreensão razoável sobre o mecanismo que leva o problema a ocorrer. Enfim, sempre definindo tarefas e resultados claros.

Outra dica importante numa reunião de um grupo de melhoria é nunca ir de mãos vazias. A agenda e uma caneta parecem ser os únicos acompanhantes de muitas pessoas, o que só contribui para os achismos, opiniões atravessadas, comportamentos autísticos e atitudes defensivas que visam apenas “tirar o dele da reta”.